7 марта
Как создать концепцию мероприятия, которое запомнят

Рассказывают эксперты в сфере ивент-менеджмента.

Как создать концепцию мероприятия, которое запомнят

Ежегодно команда digital-агентства Hello Blogger делает и принимает участие в подготовке более десятка мероприятий, которые суммарно посещает почти 100 000 человек. Незаметно для нас самих организация образовательных мероприятий и фестивалей прочно вошла в нашу рабочую жизнь. Этим материалом мы начинаем серию статей, посвященных созданию мероприятий, в том числе с блогерами. Как всегда, будем брать комментарии у экспертов рынка, искать инсайты и вдохновляться.

C чего начать

Концепция — для кого-то это базис, на основе которого строится весь проект, для кого-то — вспомогательный материал, на котором выстраивается общее видение ивента. Кто-то никогда не продумывает концепцию своего мероприятия до мелочей, работая лишь с большими идеями.

Любая концепция начинается со слова, максимально отражающего то, что я хочу реализовать в рамках фестиваля или конференции. Оно практически сразу же «воспроизводится» в моей голове, но я не могу его произнести. То есть я знаю, что слово есть, но мозг мне его не выдает. И я начинаю блуждать по своему воображению, предлагая мозгу разные картинки, чтобы «выцепить слово», как будто пытаюсь схватить его за хвостик.

Этот процесс может длиться несколько часов, если я сосредоточена, а может — и несколько недель. Так, например, было с концепцией «Видфеста 2017». В этот момент я много рисую, причем какую-то абсолютную несуразицу: квадраты, галочки, домики.

Что делать, если ничего не получается придумать?
Такое бывает, когда мозг перегружен работой или другими проектами. Тогда я просто отпускаю ситуацию. Не думаю о мероприятии, не ставлю себе никаких задач, мозг в фоновом режиме показывает мне ассоциативные картинки. В итоге находится та, что дает толчок и помогает придумать идею.

Сколько времени занимает создание концепции мероприятия?

Ирина Шубина, руководитель направления производственного маркетинга ВКонтакте
Когда ты четко понимаешь проблематику, концепция мероприятия формулируется очень быстро, в течение нескольких часов. Потом я обычно откладываю ее, возвращаюсь на следующий день. Если это проект в компании, то обычно показываю еще нескольким коллегам, которые обладают экспертизой в теме, собираю обратную связь, корректирую.

Марина Севелева, директор «Большого фестиваля комиксов и косплея» и AVA Expo
На время создания концепции влияет множество факторов: от размера мероприятия до его направленности. Обычно ты просто сосредотачиваешься и в течение часа выбираешь основную сюжетную линию, а потом к ней придумываешь дополнительные активности.

Наталия Франкель, создатель сообщества «Event-маркетинг от А до Я» и организатор конференций «Суровый питерский SMM», «Найди свой трафик», SOLD OUT
Есть концепции, которые рождаются легко — буквально за вечер. Как правило, это то, что давно зрело, — через наблюдения за рынком, через свои потребности. С такими проектами просто: они часто однонаправленные, и даже если это большая конференция, то там уже есть наработки, видение и ключевые точки.

Есть другие проекты — создание концепций для них может занимать годы. У нас есть несколько таких проектов. Мы периодически возвращаемся к ним, для них куплены домены. Но мы понимаем, что еще немного не то, надо еще на какое-то время отложить проект, чтобы он «дозрел». Одну такую концепцию мы крутим уже года полтора точно, и только недавно увидели в ней новые смыслы и очертания. Еще года через полтора, вероятно, она увидит свет.

Анастасия Магда, организатор Sofar Sounds Saint Petersburg
Создание концепции занимает от недели до нескольких месяцев, все зависит от степени «горения» проекта. Для меня комфортно сформулировать идею и пожить с ней какое-то время, а потом уже фигачить.


Какие инструменты нужны

Три инструмента, которые помогают мне при работе над концепцией:

Какие еще вещи необходимы для создания концепции?

Ирина Шубина

  • Mindmapping, когда я анализирую проблему и пытаюсь разложить ее на задачи.
  • Фокус-группы и другие качественные исследования целевой аудитории.
  • Pinterest и максимальное количество референсов для составления визуальной концепции.
И, конечно, главные вопросы, которые я задаю: «Зачем?» и «Что будет, если этого не сделать?»

Марина Севелева
Всегда по-разному, иногда я не могу усидеть на месте, хожу и разговариваю с коллегами по телефону. Иногда я внезапно осознаю, что мне надо поесть. Я думаю, у меня есть единственный основной инструмент, с которого я начинаю работу — бумажный блокнот.

Наталия Франкель

  • Голова, не занятая проблемами, текучкой, работой.
  • Mind map.
  • Партнер, с которым в равной степени важно обсуждение всех вопросов, критика и идеи.

Анастасия Магда

  • Изучи все, что сделали до тебя — все уже написано, но не все еще обдумано.
  • Не строй иллюзий, смотри правде в глаза.
  • Все время спрашивай себя: «А не говно ли я делаю?»


Как оформить концепцию

После того как описывающее концепцию слово найдено, я одеваю его в картинки: ищу референсы того, как это могло бы выглядеть, фразы, людей, цвета. Собираю все это в голове в коллаж и только после этого сажусь за презентацию, где детально, структурно раскладываю этот коллаж на зоны, залы, активности, дизайн и выступления. Основные персоналии, на которых строится будущая конференция или фестиваль, появляются в концепте где-то на этапе визуализации.

Насколько важно визуальное воплощение концепции?

Ирина Шубина
Это суперважно. Мне кажется, одна из самых важных вещей в любом проекте — это его дизайн. Это как внешний вид человека на важной встрече, его нельзя недооценивать. Наша команда всегда уделяет этому очень много внимания.

Марина Севелева
Я обожаю визуализировать, я во всех красках представляю мероприятие, на котором сама гуляю, участвую в конкурсах, мастер-классах, летаю на канатах, участвую в гонках на черепахах и так далее. Но всегда есть бюджет, и он немного приводит меня в чувства.

Опять же, многое зависит от мероприятия. Когда делаем на заказ, то все подробно прописываю, чтобы в случае возникновения вопросов я могла показать согласованный документ. Когда делаем свое мероприятие, то примерно описываю зоны и наметки возможных активностей.

Анастасия Магда
Я визуал, поэтому для меня проект начинается с картинки. На каждую дизайн-задачу есть подборка референсов, а все значимые элементы должны быть зафиксированы на схеме площадки.


Как завершить концепцию

Финальный этап концепции – это проговорить ее вслух. Чаще всего я делаю это для своей команды, сразу внося правки в черновой вариант презентации. Потому что, только произнося вслух, могу оценить, насколько та или иная идея осуществима, что реализовать сложно, а что только плод моего воображения.

Как пройти путь от начала до завершения концепции?

Ирина Шубина
Обычно я придумываю концепцию сама, смотрю референсы, изучаю вопрос, потом все формулирую в концепт-доке и с ним прихожу к коллегам и кому-то из целевой аудитории за обратной связью. Потом следует несколько итераций, пока все заинтересованные стороны не останутся довольны результатом.

Марина Севелева
Обычно мне в голову приходит «гениальная идея», и я бегу ее рассказывать всем коллегам. И тогда начинается супермасштабный диалог, мы обмениваемся своими мыслями и предложениями, которые помогают моей идее реализоваться на 300%. Это командная работа.

Наталия Франкель
Все концепции мы придумываем вдвоем с Димой Румянцевым. Причем стабильно — в поезде, самолете, где угодно за пределами Петербурга. У нас даже шутка есть: когда очень много дел, нам нельзя никуда ехать — обязательно новую конференцию придумаем. Следующий человек, который узнает о концепции, — наш дизайнер. С ней идея обретает визуальное оформление, облекается в форму. Потом уже всей командой мы допиливаем содержание, элементы, нюансы. Отсекаем все лишнее.

Анастасия Магда
Беру вдохновляющий поинт, ищу формат и визуальное оформление — накидываю ассоциации, гуглю, обсуждаю или советуюсь с друзьями и коллегами. Параллельно прохожу несколько раз по всем кругам сомнения, прежде чем воплощать концепцию в жизнь.


Как изменится концепция при реализации

По опыту «в жизнь» уходит от 40% до 85% придуманной концепции. Имеющийся бюджет, партнеры, обстоятельства вносят свои коррективы. Но чем меньше получается, тем больше хочется реализовывать. Чем больше получается, тем круче хочется делать.

Насколько меняется концепция в процессе работы над проектом?

Ирина Шубина
В идеале, если в самом начале все составлено правильно, на уровне концепции ничего меняться не должно. Концепция в моем понимании состоит из нескольких уровней:

  • Проблема или задача, которую решаем для существующего продукта.
  • Аудитория.
  • Критическая функция или ключевое действие, которых мы ждем от аудитории по итогу мероприятия.
  • Форма и формат мероприятия.

На уровне формата что-то легко может меняться. Но если изменения происходят на уровне задачи или целевой аудитории, то нужно как следует задуматься о том, все ли верно вы понимаете в своей работе.

Марина Севелева
При реализации концепция меняется, порой, очень сильно. Иногда от первоначальной концепции остается только воспоминание, и это нормально. Если до мероприятия полгода-год, то, скорее всего, концепция будет меняться в связи с появлением новых трендов в той или иной области. Но это как раз и хорошо, потому что к самому мероприятию ты подходишь с активностями, которые интересны, а не устарели год назад.

Наталия Франкель
Если проект уже принят в работу, то концепция меняется незначительно. Скорее в деталях, в визуализации, в элементах, которые нужны для создания единого целого. Концепции мы утверждаем до того, как начинаем активный запуск. Все-таки мы транслируем совершенно конкретную идею, и не стоит менять ее на глазах у изумленной публики.



Анастасия Магда
Есть масштабное видение — к нему иду, корректировки в процессе принимаю как должное.

В следующем материале мы подробно расскажем о том, как реализовать концепцию и провести мероприятие, которое запомнят.

Таня Иванова Автор: Таня Иванова
Поделиться
Плюсануть
Запинить
Класснуть
Отправить
Вотсапнуть


Вам может понравиться